Ya nos toca pedir las ofertas. Tenemos preseleccionados a los candidatos, tenemos los requistos, … lo tenemos todo!. Ya sólo nos queda lanzarnos al ruedo.
Si tengo que daros alguna recomendación es que el proceso lo hagáis muy muy formal:
- Carta para invitar a participar en el proceso
- Reglas del juego muy claras
- Plazos muy bien definidos.
Cuando hablo de las reglas del juego, me refiero a que lo que se pide debe quedar meridianamente claro. Incluso, por qué no, indicando un volumen máximo de folios por documento pedido. Por ejemplo:
- Resumen ejecutivo. Máximo 2 folios.
- Respuesta a la matriz de requisitos. Contestar en el propio documento de la matriz, en la casilla dispuesta a tal efecto.
- Otros elementos adicionales: mejoras pensadas por el proveedor; gama de servicios; cuadro de mando; acuerdos de niveles de servicio propuestos por el proveedor, …
Cada una de estas peticiones debe estar perfectamente definida. También debe estar definido el soporte (papel, fichero, word/pdf, …) como el medio (en mano, CD, Pen drive, por correo, …).
Respecto a los plazos, recomiendo:Fecha clara de envío de la petición de ofertas o RFP
- Fecha clara límite para petición de aclaraciones
- Fecha clara de respuesta de aclaraciones
- Fecha (y hora) clara de recepción de respuestas.
- Fecha de comunicación de resultados.
Vuestros proveedores agradecerán esta claridad y profesionalidad en el proceso.
Que paséis buen verano…
