Recientemente hemos publicado un post sobre la metodología “formal” en procesos de licitación de soluciones o proveedores de servicio. La metodología a seguir está clara y cuáles son los pasos que se deben dar los marcan el conocimiento ejecutando este tipo de procesos.
Como en todo “oficio”, hay también algunas claves que se adquieren más por la experiencia y que nos gustaría compartir. Son pequeñas pistas o buenas prácticas que os aconsejamos incluir en dichos procesos de licitación.
RFI
El proceso de preselección es delicado. Hay que garantizar que se invita a los proveedores adecuados y que no se deja a ninguno por el camino. Para evitar subjetividades, recomendamos establecer un proceso formal de Petición de Información (Request for Information, RFI) que ayude en la preselección. En dicho proceso es conveniente disponer de una matriz previa de valoración de los atributos que buscamos en el proveedor, además de contar con varias opiniones dentro de un comité evaluador.
Por ejemplo, si buscamos solvencia empresarial, presencia internacional, equipo de soporte local, casos de éxito similares o alguna capacidad concreta, detallémoslo en la petición de información. El comité evaluador ponderará esos atributos iniciales y permitirá saber quiénes son los proveedores solventes para pedir ofertas formales.
Acotar el espacio y formato para las respuestas
La evaluación en un proceso de licitación puede llegar a ser un dolor de cabeza si no hemos planteado correctamente la mecánica de contestación. La clave está en la uniformidad: que todos los proveedores contesten de manera concreta a preguntas concretas y a requisitos concretos. En espacios predeterminados, con un número de caracteres predeterminado. En caso de ser necesarios anexos o evidencias, se habilitará el espacio necesario para los mismos. Pero las respuestas deben ser lo más uniformes posibles. De ese modo, será mas sencilla la lectura y una evaluación uniforme.
Escenarios de Negocio
Otra idea que suele funcionar muy bien es la tangibilización del producto o servicio que estemos licitando. Una matriz de requisitos o la respuesta a determinadas capacidades es una condición necesaria, pero no siempre suficiente. Dependiendo de lo que se esté licitando, es más que aconsejable pedir al proveedor que materialice el servicio de alguna manera. Si es una solución tecnológica, que construya una maqueta o una prueba de concepto bajo determinados parámetros. Una demostración del servicio o la representación de una situación de negocio. Todo lo que pueda dar una idea de capacidades y buen hacer ayudará en la evaluación.
Modelo de Relación
El modelo de relación es una de las claves de la relación futura. Tiene importancia dejar constancia desde el primer minuto en el proceso de licitación, porque será parte fundamental en la relación contractual. El modelo de relación fija las reglas del juego, el reparto de roles y responsabilidades, los mecanismos de retribución, la definición de los servicios… ¡Todo! Cuanto más claro esté desde un principio, menos disgustos tendremos durante la duración del contrato.
Gestión de Dudas
El proceso de gestión de dudas durante el proceso de licitación debe ser impecable. Todas las dudas deben ser contestadas a todos los proveedores. Si se hace un foro de dudas común, todos los licitantes recibirán todas las respuestas. Es conveniente eliminar la referencia del licitante que plantea la duda. Deben estar programados los plazos de presentación de dudas y de respuestas a las mismas, considerando la posibilidad de varias rondas.
Equipo evaluador
Lo hemos comentado por encima. La evaluación, si se hace en equipo, mejor. Obtener varias opiniones y sensibilidades de varias áreas o departamentos, enriquece la discusión y aporta transparencia al proceso. También dificulta el mismo proceso, por lo que la coordinación del equipo adquiere más importancia. La figura de un responsable del proyecto de evaluación es necesaria para marcar los protocolos, plazos, convocatorias de reuniones o documentación de respuesta.
¡Desde aquí, desearos el mayor de los éxitos en vuestros futuros procesos de licitación!
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